Quali sono le insidie nascoste dietro ai software gratuiti?

Tutte le aziende di qualsiasi dimensione e fatturato per gestire il flusso di lavoro hanno bisogno di software in grado di supportare l’attività giornaliera. Solitamente si utilizzano diversi strumenti come un calendario per gli impegni, una to-do-list con cui organizzare i task, una piattaforma con cui condividere il lavoro con i nostri collaboratori o un software di fatturazione.

Spesso nelle piccole e medie attività la tendenza è quella di affidarsi a combinazioni di software gratuiti,  non integrati fra loro anche definiti software Open Source,  come ad esempio Open Office, GIMP, o Vtiger CRM. Questi software presentano caratteristiche intrinseche di valore e offrono soluzioni gratuite, con codice aperto e visibile.  Da un certo punto di vista sono molto “comodi” ma se analizzati in maniera approfondita possono riservare sorprese inaspettate anche dal punto di vista dell’ efficienza e produttività aziendale, infatti, un flusso frammentato tra diverse piattaforme implica costi nascosti che spesso nemmeno ci accorgiamo di sostenere.

Immaginiamo l’adozione di un software, per quanto semplice sia, in azienda come se fosse un progetto. Un progetto che abbia un obiettivo, delle criticità e dei tempi e dei costi. Per implementare una soluzione importante ci sarà bisogno di Project Manager, ma anche di consulenti per l’organizzazione del lavoro e dei processi. Tutte queste figure concorrono insieme al software vero e proprio e al raggiungimento dell’obiettivo prefissato.

Nel caso di un piccolo software queste componenti esistono ancora ma essendo un progetto piccolo impattano poco nei costi. Ma quanto poco? Quali sono dunque le insidie nascoste  dietro a queste tipologie di soluzioni e come impattano sull’operatività aziendale? E quali sono questi costi nascosti?

  • Costi legati alla perdita di tempo. Quando utilizziamo troppi software perdiamo tempo per ricordarci su che piattaforma sta il progetto, perdiamo tempo quando switchamo tra una piattaforma e l’altra per recuperare delle informazioni e quando dobbiamo allineare le piattaforme.
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  • Costi legati alla dispersione dei dati. Quando utilizziamo troppi software per gestire un unico flusso di lavoro, inevitabilmente perdiamo dei dati.
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  • Costi legati alla sicurezza. Quando la gestione non è corretta e per esempio non si effettuano tutti gli aggiornamenti si può diventare vulnerabili e si mette a rischio la sicurezza dei dati aziendali. Il danno causato da una perdita di dati e dal recupero del normale flusso di attività comporta costi molto maggiori rispetto ai costi relativi agli aggiornamenti di routine.
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  • Costi legati al supporto tecnico, alla manutenzione e alla gestione del software open source. Gli open source a differenza del software proprietario, prevedono che l’utente abbia le competenze per effettuare aggiornamenti, o risolvere i problemi che possono esserci in ambiti tecnologici. Se non si hanno internamente possono avere un costo importante.

Dunque nella mancata efficienza dei processi aziendali e nell’utilizzo di strumenti informatici non adatti si nascondono costi interni ed esterni ma soprattutto non dimentichiamo che la gratuità ha comunque sempre un costo che tante volte è maggiore del costo che potrebbe avere un buon investimento.

Non fraintendete! Il software open source porta a vantaggi incredibili, ma deve essere gestito, mantenuto e spesso adattato alle reali esigenze dell’azienda altrimenti può diventare un miraggio che fa vedere la soluzione ma come spesso accade nei miraggi non ti permette di vedere quanta strada bisogna davvero percorrere per raggiungerla.

Quindi state affrontando un progetto con un software che “costa” poco anzi nulla? Siate sicuri di avere a disposizione un Project Manager e qualche consulente che vi dia una mano nelle gestione del progetto! Altrimenti molto facilmente vi troverete incastrati da qualche parte perdendo tempo e risorse ma soprattutto perdendo un vantaggio competitivo rispetto ai vostri concorrenti.

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